Unternehmen können sich in Zeiten des Fachkräftemangels nicht mehr darauf verlassen, dass sich die richtigen Talente zur richtigen Zeit bei ihnen bewerben — sei es durch Initiativbewerbungen oder als Reaktion auf geschaltete Stellenanzeigen. Um den Unternehmenserfolg durch die passgenaue Besetzung von Positionen durch Talente zu sichern, rekrutieren Firmen deshalb zunehmend aktiv in sozialen Netzwerken und auf Messen, nicht zuletzt auch um ihren Talentpool zu erweitern. Die proaktive Kandidatensuche ist also eine notwendige Reaktion auf den veränderten Arbeitsmarkt.

Auf dieser Seite erfahren Sie alles, was es zum Thema Active Sourcing zu wissen gibt. Das erwartet Sie in den folgenden Zeilen

  1. Definition: Was ist Active Sourcing überhaupt?
  2. Warum Active Sourcing?
  3. Für wen eignet sich Active Sourcing?
  4. Wie wird Active Sourcing umgesetzt?
    • Online Active Sourcing
    • Offline Active Sourcing
  5. Active Sourcing Methoden
  6. 5 Schritte für Ihren Active Sourcing Start
  7. Active Sourcing Kanäle
  8. Studien, Zahlen, Daten: Erfolgreich mit Active Sourcing
  9. Active Sourcing & DSGVO: Das müssen Sie in puncto Datenschutz beachten
  10. Abgrenzung: Passive Sourcing
  11. Die richtige Ansprache beim Active Sourcing
  12. Empfehlung der Redaktion: vertiefende Literatur

 

 

 

Definition: Was ist Active Sourcing?

Mit Active Sourcing bezeichnet man die Maßnahmen im Recruiting Prozess, durch die man Kontakt zu potenziellen Kandidaten herstellt und diesen versucht zu halten, um ggf. auch zu einem späteren Zeitpunkt bei der Besetzung von offenen Stellen Bezug zu diesen Kandidaten nehmen zu können. Die Kandidaten werden anhand ihres Profils in sozialen Netzen, wie z.B. XING, LinkedIn oder auch Facebook, ausfindig gemacht und kontaktiert. Sobald die Kompetenzen und beruflichen Erfahrungen prinzipiell zum Unternehmen passen, wird versucht einen geschäftlichen Kontakt herzustellen.

Die Besetzung aktuell offener Stellen muss nicht zwingend im Mittelpunkt stehen. Es kann auch darum gehen, einen ersten Kontakt zu potenziellen Talenten herzustellen und diesen langfristig zu halten. Die Unternehmen erweitern dadurch ihren eigenen Talentpool und profitieren langfristig davon, indem sie bei Personalbedarf auf die Kandidaten zurückgreifen können. Das Active Sourcing kann somit auch als Vorbereitung auf das zukünftige Recruiting verstanden werden.

 

 

Warum Active Sourcing?

Anders als bei der passiven Personalgewinnung nach der „Post and Pray“ Herangehensweise, also dem Schalten von Stellenanzeigen und darauffolgenden Hoffen auf das Bewerben der passenden Talente, ist die Methode des Active Sourcings deutlich effektiver. Das proaktive Rekrutieren von High Potentials bietet mehr Kontrolle und effektivere Prozesse mit schnellerer Resonanz. Die Chance der proaktiven Kandidatengewinnung liegt auch in der Art und Weise der Personalgewinnung. Personaler können durch gute Recherche individuell auf die potenziellen Kandidaten eingehen und somit eine „zugeschnittene Stellenanzeige“ und folglich auch ein speziell entworfenes Angebot unterbreiten.

Selbst wenn es im ersten Moment nicht zu der Besetzung einer offenen Stelle kommt, ist ein erstmaliger Kontakt hergestellt und kann in nachfolgenden Fällen berücksichtigt werden. Dieser sekundäre Nutzen stellt einen weiteren Vorteil dar. Der Talentpool des Unternehmens erfährt durch Active Sourcing einen Zuwachs, bereitet das zukünftige Recruiting bestens vor und verkürzt die dafür aufzuwendende Zeit immens. So können Unternehmen ihre Reaktionszeit bei personellen Engpässen deutlich verkürzen.

 

 

Durch langfristig angelegtes Active Sourcing reduzieren Unternehmen ihre Reaktionszeit 
bei personellen Engpässen deutlich.

 

Das Active Sourcing stellt für das folgende Recruiting eine Vorauswahl dar, durch welche das Sichten von unpassenden Bewerbungen eingespart und direkt auf die dokumentierten passenden Talente zurückgegriffen werden kann. In Kombination mit der Situation, dass sich Kandidat und Unternehmen bereits kennen, wird das Risiko einer Fehleinstellung vermindert.

 

 

Für wen eignet sich Active Sourcing?

Im Auftrag von Monster startete die Universität Bamberg eine Umfrage mit dem Ziel, mehr über die Nutzung verschiedener Sourcing-Kanäle zu erfahren. Dabei stand die Frage „Wer nutzt welche Kanäle?“ im Fokus. Befragt wurden 126 der 1.000 größten deutschen Unternehmen, 88 erfolgreiche Mittelständler und 37 IT-Firmen. Komplettiert wurde die Studie von 3.400 Arbeitnehmern. Die Ergebnisse im kurzen Überblick:

  • Jeweils 70% der 126 großen Unternehmen sowie die IT-Firmen empfinden Social-Media-Kanäle als besonders wertvoll. Mittelständler sehen das nur zu 37% so.
  • Konzerne nutzen Social-Media vor allem für vier Szenarien:
    • Employer Branding
    • Schalten von Stellenanzeigen
    • Active Sourcing
    • Hintergrundrecherchen
  • 67% der befragten Arbeitnehmer bewerten es positiv, wenn Unternehmen Social-Media-Kanäle zur Personalgewinnung einsetzen.
  • Rund 22% der Unternehmen nutzen XING als Active Sourcing-Kanal, 9% bevorzugen LinkedIn.

Laut der Monster-Studie betreibt insbesondere der Mittelstand Active Sourcing. Fast die Hälfte (45%) der Befragten rekrutieren mittels Direktansprache. Die teilnehmenden Mittelständler bauen laut Studie auf eigene Talent Pools (26%), persönliche Netzwerke (24%), Personalmessen (16%), und Social-Media-Karrierenetzwerke. (12%). Bei den Konzernen sind es nur 26%.

Die Befragung ergab außerdem, dass Active Sourcing meist als ergänzendes Mittel eingesetzt wird, in Kombination mit einer Stellenanzeige. 29% der großen Konzerne gaben an, dass sie Karriere-Events und Personalmessen bevorzugen, um potenzielle Kandidaten direkt anzusprechen. 23% der großen Unternehmen setzen auf die persönlichen Netzwerke der Mitarbeiter, 20% auf unternehmenseigene Talent Pools und 19% Social-Media-Karrierenetzwerke wie XING und LinkedIn.

Die Uni Bamberg fragte auch die andere Seite: Welche Ansprache kommt bei Kandidaten gut an? Rund 51% bevorzugen es, von einem Unternehmen angesprochen zu werden, statt sich selbst zu bewerben. Weiterhin ziehen 75% eine E-Mail einem Anruf vor – diesen wünschen sich nur 18%.

 

 

 

Wie wird Active Sourcing umgesetzt?

Die Möglichkeiten des Active Sourcings sind weit gefächert. Active Sourcing kann sowohl online via sozialer Netzwerke wie Facebook, Twitter, XING oder LinkedIn stattfinden, aber auch offline auf Hochschulmessen, Berufsmessen, Recruiting-Messen, Seminaren oder Workshops.

 

 

Schon gewusst? Active Sourcing kann sowohl online (z. B. via Social Media), 
als auch offline (z. B. auf Messen) stattfinden.

 

Unabhängig von dem jeweiligen Status der potenziellen geeigneten Kandidaten, besteht das Ziel darin, geschäftliche Kontakte zu Talenten zu knüpfen. So können sich die potenziellen Bewerber in einem aktuellen Arbeitsverhältnis befinden, noch studieren oder kurz vor einer Weltreise stehen.

Wichtig in der proaktiven Bewerbersuche ist in erster Linie Kontakt herzustellen und als Unternehmen positiv im Gedächtnis zu bleiben. Das bildet eine gute Basis für eine berufliche Zusammenarbeit, sobald passende Stellen zu besetzen- und die Kandidaten auf Jobsuche sind.

 

Online Active Sourcing

Die aktive Mitarbeiter-Akquise online über soziale Medien zu betreiben ist eine bequeme Möglichkeit für viele Unternehmen, die potentiellen Kandidaten direkt anzusprechen und zu erreichen. Hier ist bei der Umsetzung zu beachten, den Umgang persönlich und unaufdringlich zu gestalten. Eine weitere Hauptaufgabe der Active Sourcer ist es, ausreichende Recherche über den potenziellen Kandidaten anzustellen, um optimal auf ihn eingehen zu können. Mehr dazu weiter unten bei den Active Sourcing Kanälen.

 

Offline Active Sourcing

  • Messen: Auf Messen mit dem Themenschwerpunkt Beruf ist die erste Hürde schon einmal genommen. Vorort trifft man auf Menschen, die Interesse an beruflichen Themen und Möglichkeiten haben. Hier können die Active Sourcer einfach das Gespräch mit dem Messepublikum suchen und Informationen über die Kompetenzen und Bedürfnisse herausfinden. Die Active Sourcer und die potenziellen Kandidaten definieren hierbei parallel die Kompatibilität für ihre individuellen Ansprüche und Fähigkeiten.
  • Seminare und Workshops: Beide Plattformen bieten ebenfalls eine gute Basis zum beruflichen Austausch. Grundsätzlich ist beinahe jede soziale Situation dazu geeignet, geschäftliche Kontakte zu knüpfen und nach Möglichkeit die Zusammenarbeit anzubieten und sie in die Unterhaltung mit einzubauen.
  • Campus Recruiting: Durch Praktika und Teilzeitjobs werden Studenten noch vor ihrem Abschluss an das Unternehmen gebunden, sodass Unternehmen sie nach dem Studium bestenfalls direkt übernehmen können.
  • Guerilla Recruiting: Kostengünstige und teils provokante Mittel sollen Talente vom Unternehmen überzeugen.

Active Sourcing Methoden und Kanäle

 

 

Active Sourcing Methoden

Talent Pools

Kandidaten, Praktikanten, Messekontakte etc. sollten im Talent-Pool hinterlegt werden. Sofern Bewerber für eine andere Position als die ausgeschriebene Vakanz qualifiziert sind, sollten Recruiter sich die schriftliche Erlaubnis zur Datenspeicherung einholen. Nachdem eine Person ihr O.k. gegeben hat, wandert er in den Talent-Pool, um zu einem späteren Zeitpunkt aktiv auf ihn zugehen zu können. Diverse HR-Lösungen bilden z.B. praktische Kandidatenlisten ab, die einer übersichtlichen Verwaltung dienen.

Referral Sourcing

Referral Sourcing – auch „Mitarbeiterempfehlung“. Hierbei prüfen Sie in den sozialen Netzwerken (XING, LinkedIn etc.) die Profile aktueller Mitarbeiter und deren Beziehungen zu potenziellen Kandidaten. Auch Kontakte von Fachkräften/für aktuelle Vakanzen interessanten Personen können gecheckt werden. Oftmals finden sich in diesen Netzwerken Menschen mit ähnlichen Qualifikationen.

CV Database Search

Einige Jobsuchmaschinen – z.B. StepStone – bieten Arbeitgebern Lebensläufe gegen einen Aufpreis an. Arbeitgeber können nach Berufserfahrung, Bildungsabschluss etc. filtern und entsprechend qualifizierte Kandidaten aufspüren.

Talent Mining

Potenziell gute Keywords zu nutzen und wild drauflos zu suchen ist Unsinn. Stattdessen empfiehlt sich das Active Sourcing mit Booleschen Befehlen. Was sind Boolesche Befehle? Mit ihnen lässt sich das Potenzial von Suchmaschinen wie Google, XING oder LinkedIn systematisch ausschöpfen: Hierbei helfen komplexe Suchmaschinenbefehle, bei denen bestimmte Parameter zum Einsatz kommen. Die Kombination aus Keywords und Befehlen ist die effizienteste Maßnahme zum Aufspüren von passiven Kandidaten.

Für jede Suchmaschine muss man individuelle Befehle – sogenannte Strings – anwenden. XING hatte seine Booleschen Befehle Anfang 2019 überarbeitet und teils extrem eingeschränkt. Nutzer mit einem kostenpflichtigen Pro-Account können trotzdem noch auf einige der Suchfilter zurückgreifen.

Die wichtigsten 5 Booleschen Befehle:

  • AND: Sagt der Suchmaschine, dass sie SOWOHL das erste ALS AUCH das zweite Keyword suchen soll (Marketing Manager AND Frankfurt)
  • OR: Sagt der Suchmaschine, dass sie alle Resultate anzeigen soll, die eines der beiden Keywords enthalten (Berater OR Consultant OR Account Manager)
  • NOT: Sagt der Suchmaschine, was sie nicht suchen
  • *: Die sogenannte Wildcard (also das Setzen eines Sternchens) sagt der Suchmaschine, dass alle Keywords, die vor dem Stern erscheinen, in den Ergebnissen enthalten sein sollen. (z.B. key account*, es erscheinen Key Accounter, Key Account Manager, Key Account etc.)
  • ” ”: Anführungszeichen sagen der Suchmaschine, dass sie nur nach exakt dem Wortlaut suchen soll, der sich in den Anführungszeichen befindet.

 

Boolsche Befehle: UND, ODER, NICHT

 

 

Wie starte ich mit Active Sourcing? Der 5 Schritte Plan

Bevor Sie mit Active Sourcing loslegen, ist eine ausgeklügelte Strategie ein absolutes Must-have. Bestimmen Sie einzelne Parameter vorab, um später gezielt auf die Suche zu gehen, statt nach der Nadel im Heuhaufen zu wühlen.

  1. Wunschkandidaten definieren: Nur wer sein Ziel klar vor Augen hat, kann es erreichen. Erschaffen Sie deshalb ein idealtypisches Bild des Bewerbers – die vom Marketing abgeleitete Candidate Persona. Wen genau suchen Sie? Wie sähe das perfekte Cultural Fit aus? Gibt es gewisse Social Skills, die unabdingbar sind? Sofern Sie Ihr Hauptaugenmerk vorerst auf den Ausbau Ihres Talentpools legen, sollten Sie dennoch ein „Grundmuster“ passender Kandidaten definieren (z.B. orientiert an Ihrer Corporate Culture).
  2. Sourcing-Kanäle auswählen: Nicht jeder Kanal eignet sich für jede Stellenbesetzung. Da Sie sich in Schritt eins bereits Gedanken dazu gemacht haben, welche Art Kandidat Sie suchen, wählen Sie nun die passenden Sourcing-Kanäle aus. Auf XING tummeln sich beispielsweise vorrangig High Level Employees und Fachkräfte. Auf LinkedIn finden sich ebenfalls viele High Level Employees und Nutzer mit hohem monatlichen Einkommen. Soziale Medien eignen sich freilich besser für die Rekrutierung junger Nachwuchstalente.
  3. Vorbereitung der Kommunikation: Definieren Sie von Beginn an, welches Wording Sie bei der Kandidatenansprache nutzen möchten. Das muss einerseits zu Ihrer Employer Brand passen (alles andere wirkt nicht authentisch) und andererseits den Kontext des jeweiligen Jobs berücksichtigen. Einen Controller werden z.B. vermutlich keine allzu lapidaren Formulierungen ansprechen, die beim Content-Marketing-Experten dagegen auf offene Ohren stoßen.
  4. Die Such-Vorbereitung: Definieren Sie die richtigen Keywords, mit denen Sie entsprechende Kandidaten suchen. Prüfen Sie Ihre Schlagwörter, indem Sie Jobportale durchforsten – finden sich viele Treffer? Wenn nicht, nutzen Sie Synonyme und gehen erneut auf die Suche. Nur gängige Begriffe führen zum gewünschten Erfolg. Definieren Sie vorab außerdem klar, wie viele Personen Sie anschreiben möchten (Zeitaufwand).
  5. Das Finden: Sie haben passende Kandidaten gefunden? Prima. Gehen Sie unbedingt individuell auf die Person ein. Dazu sollten Sie das digitale Verhalten des Wunschkandidaten prüfen: Wie bewegt er sich online? Wo ist er aktiv? Natürlich sollten Sie so viele Infos wie möglich sammeln, um einen maßgeschneiderten Erstkontakt zu gewährleisten.

 

Active Sourcing Plan in 5 Schritten

 

 

Active Sourcing Kanäle

Die Monster Recruiting Studie 2018 besagt, dass der wichtigste Sourcing-Kanal für Unternehmen der eigene Talentpool ist: 23,5% der Arbeitgeber suchen in der Talentdatenbank nach passenden Kandidaten für eine Vakanz. Fast ein Fünftel der Recruiter greift auf das eigene Netzwerk zurück. 17,2% halten auf Karriereevents für Absolventen und Studierende nach möglichen Stellenanwärtern Ausschau. In der IT-Branche gehören Karrierenetzwerke neben Talentpools für knapp ein Drittel der Unternehmen zu den Top-Kanälen.

Der wichtigste Sourcing-Kanal für Unternehmen ist der eigene Talentpool: 23,5 % der Arbeitgeber suchen in der Talentdatenbank nach passenden Kandidaten für eine Vakanz. Fast ein Fünftel der Recruiter greift auf das eigene Netzwerk zurück. 17,2 % halten auf Karriereevents für Absolventen und Studierende nach möglichen Stellenanwärtern Ausschau. In der IT-Branche gehören Karrierenetzwerke neben Talentpools für knapp ein Drittel der Unternehmen zu den Top-Kanälen.

Interessant ist, dass Unternehmen mit Social Media Strategie im Active Sourcing beinahe doppelt so erfolgreich sind wie jene, die keine Strategie für die sozialen Medien verfolgen: Sie erhalten häufiger positive Rückmeldungen von Kandidaten. Trotzdem hat laut der Studie nur knapp ein Fünftel der Arbeitgeber bereits eine Social-Media-Strategie umgesetzt. Der mit Abstand am häufigsten genutzte Social-Media-Kanal für die Stellenveröffentlichung ist übrigens XING: 17,4% der Unternehmen und 50% der IT-Unternehmen veröffentlichen ihre Stellen im Karrierenetzwerk, gefolgt von:

  • LinkedIn: 4,5%
  • Facebook: 4,4%
  • Twitter: 4,4%

Von den potenziellen Bewerbern suchen rund 40 % über XING nach Stellenangeboten, 23,5 % sind dafür auf LinkedIn unterwegs.

 

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