Warum viele Briefings Zeit kosten, aber keine Klarheit schaffen
Neue Rolle, kurzer Kick-off, PDF mit Anforderungen – das reicht doch als Recruiting Briefing? Eben nicht. Viele Briefings liefern Informationen, aber keine Orientierung. Was dort besprochen wird, klingt oft plausibel – bleibt aber an der Oberfläche. Es geht um Jobtitel, Gehaltsspanne und Benefits. Doch das sind keine strategischen Eckpunkte – sondern Hygienefaktoren.
Was fehlt, ist die strukturierte Auseinandersetzung mit der Rolle: Warum gibt es diese Stelle überhaupt? Welche Aufgaben entscheiden über Erfolg oder Misserfolg? Und welche Missverständnisse sind schon jetzt programmiert, wenn man einfach loslegt? Solche Fragen werden häufig nicht gestellt – oder nicht beantwortet.
Das Ergebnis: Sourcing wird zum Trial-and-Error. Recruiting-Teams tappen im Dunkeln, verlieren Zeit – und bringen Vorschläge, die nicht überzeugen. Wer den Anfang eines Mandats nicht ernst nimmt, bekommt später die Quittung in Form von zu wenigen Matches, frustrierten Hiring Managern oder – noch schlimmer – schlechten Einstellungen.
Die richtigen Fragen: Was du wissen musst, bevor du suchst
Ein professionelles Recruiting Briefing ist kein Abfragen von Daten – sondern ein methodisches Herausarbeiten der wahren Anforderungen. Wer an dieser Stelle nur nach Keywords, Skills und Tools fragt, verpasst die Chance, strategisch zu denken.
Stattdessen solltest du tiefer einsteigen:
- Was soll diese Person in den ersten 6 Monaten konkret erreichen?
- Welche Themen im Unternehmen hängen an dieser Rolle?
- Gibt es Stakeholder, deren Anforderungen bisher ĂĽbersehen wurden?
- Welche Kompetenzen sind unverzichtbar – und was ist verhandelbar?
- Wie lässt sich der „Erfolg“ dieser Person konkret messen?
Diese Fragen führen nicht nur zu einem besseren Anforderungsprofil – sie machen die Rolle auch im Markt anschlussfähig. Denn nur wer die Realität hinter dem Jobtitel versteht, kann das Sourcing narrativ aufbauen – und Kandidat:innen überzeugen.
Recruiting Briefing ist nicht Informationsbeschaffung – sondern Erwartungsmanagement
Viele Recruiter:innen erleben das Briefing als eine Art Abnahme: Der Hiring Manager erklärt, was er oder sie sucht, und das Recruiting-Team nickt. Doch genau hier beginnt das Problem. Denn die Frage ist nicht nur: Was will der Fachbereich? Sondern: Ist das realistisch – in diesem Markt, mit diesem Gehalt, zu diesen Bedingungen?
Ein gutes Briefing enthält darum auch eine Portion Gegenrede. Es liefert Marktdaten, Erfahrungswerte und Benchmarks. Es prüft, ob die gesuchte Person in der Realität überhaupt existiert – und in welcher Form. Und es geht über das Beschreiben der Stelle hinaus: Was erwartet Kandidat:innen in der Zusammenarbeit, was sind Dealbreaker, welche Narrative funktionieren am Markt?
Wer so denkt, spart sich im weiteren Prozess endlose Diskussionen über „nicht passende“ Profile – weil die Basis klar ist. Erwartungsmanagement ist kein netter Nebeneffekt – sondern das Zentrum eines erfolgreichen Recruitings.
Was du tust, wenn der Hiring Manager nicht weiĂź, was er will
Der häufigste Fall: Die Rolle ist vage, der Bedarf unklar, die Erwartung diffus. Viele Recruiter:innen reagieren hier mit Frust oder Rückzug. Dabei ist genau das der Moment, in dem aus Recruiting echte Beratung wird.
Jetzt kommt es auf Struktur, Marktkenntnis und Kommunikation an. Wer hier Hypothesen entwickelt, Beispiele zeigt und gedanklich sortiert, gewinnt enorm an Vertrauen. Etwa so:
- „Ich sehe in vergleichbaren Firmen drei Modelle – wollen wir die diskutieren?“
- „Wäre es denkbar, die Rolle stärker auf Projektsteuerung auszulegen – oder brauchen Sie operative Kapazität?“
- „Wenn wir heute zwei Personen vorstellen wĂĽrden: Wen wĂĽrden Sie lieber einstellen – und warum?“
Diese Szenarien machen aus einem schwammigen Auftrag ein präzises Zielbild. Und sie verhindern, dass man monatelang mit falschen Profilen arbeitet.
Wer klug fragt, spart sich später die Rechtfertigung
Ein starkes Briefing ist kein netter Auftakt – es ist das Fundament für alles, was folgt. Recruiting wird dann erfolgreich, wenn es auf klaren Hypothesen, abgestimmten Erwartungen und realistischen Einschätzungen basiert. Wer das Briefing aufschiebt oder oberflächlich abhandelt, spart Zeit – aber nur kurzfristig.
Denn was nicht geklärt wurde, taucht später auf: als Reibung, Missverständnis oder Mismatch. Deshalb lohnt es sich, das Briefing nicht als Pflicht, sondern als strategisches Instrument zu verstehen.
Nur wer gut fragt, kann gut suchen. Und nur wer gut sucht, liefert auch.
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