Datenschutzerklärung für Rekrutierung, Website-Formulare, Terminbuchung und E-Mail-Kommunikation

Stand: Oktober 2026

  1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

indivHR GmbH
Ballgasse 4/10
1010 Wien
Firmenbuchnummer: FN 455249i
E-Mail: kontakt@indivhr.com
Datenschutz: datenschutz@indivhr.com

  1. Allgemeines

Die indivHR GmbH (nachfolgend „indivHR“, „wir“ oder „uns“) verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO sowie den anwendbaren nationalen Datenschutzvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit:

  • dem Besuch unserer Website,
  • der Nutzung von Formularen auf unserer Website,
  • der Anforderung von Informationsmaterialien, Whitepapern, PDF-Dokumenten oder sonstigen Inhalten,
  • der Terminbuchung über unsere Buchungsoberfläche,
  • der Bestellung unserer IT-Besetzungsanalyse und IT-Suchstrategie einschließlich Briefing, Leistungserbringung und Rechnungsstellung,
  • der Kommunikation mit uns per E-Mail, Telefon oder anderen geschäftlichen Kommunikationskanälen,
  • dem Recruiting- und Bewerbungsprozess über unser Bewerbermanagementsystem, insbesondere Teamtailor,
  • der Identifikation und Ansprache potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten im Rahmen von Sourcing- und Research-Aktivitäten,
  • sowie der unterstützenden Nutzung KI-gestützter Werkzeuge in internen Prozessen.

  1. Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet, um die Website bereitzustellen, die Sicherheit und Stabilität des Systems zu gewährleisten sowie Missbrauch zu verhindern oder aufzuklären.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Seiten und Dateien
  • Browsertyp und Browserversion
  • Betriebssystem
  • Referrer-URL
  • Hostname des zugreifenden Geräts
  • Server-Logdaten

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Bereitstellung unserer Website.

  1. Cookies, Consent-Management und ähnliche Technologien

Auf unserer Website verwenden wir technisch notwendige Cookies und gegebenenfalls weitere Technologien, um Funktionen bereitzustellen, Einwilligungen zu dokumentieren sowie – sofern von Ihnen erlaubt – Statistik-, Analyse-, Komfort- oder Marketingfunktionen einzusetzen.

Soweit für bestimmte Cookies oder Tools eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt deren Einsatz ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner bzw. Consent-Management-Tool.

Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für technisch notwendige Cookies und technisch erforderliche Funktionen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für einwilligungsbedürftige Cookies, Tracking- oder Marketingtechnologien

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder anpassen.

  1. Kontaktaufnahme und Website-Formulare

Wenn Sie über ein Formular auf unserer Website Kontakt mit uns aufnehmen oder Unterlagen, Whitepaper, Guides, PDF-Dokumente oder sonstige Inhalte anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Bereitstellung des gewünschten Inhalts.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name
  • Unternehmen
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer, soweit angegeben
  • Angaben zu offenen Rollen oder Positionen
  • Angaben zu Besetzungsschwierigkeiten oder sonstigen Herausforderungen
  • Inhalt Ihrer Nachricht
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • technische Metadaten, soweit für die Bearbeitung erforderlich

Zwecke der Verarbeitung:

  • Bearbeitung Ihrer Anfrage
  • Übersendung angeforderter Inhalte
  • geschäftliche Kommunikation im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage
  • Dokumentation der Anfragebearbeitung

Rechtsgrundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme oder Zusendung erteilt haben
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur sachgerechten Bearbeitung allgemeiner geschäftlicher Anfragen erforderlich ist

Schutz der Website-Formulare mit Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unserer Website-Formulare vor automatisierten und missbräuchlichen Eingaben nutzen wir Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.). Bei der Nutzung eines Formulars verarbeitet Turnstile technische Signale, insbesondere die IP-Adresse, Angaben zum Browser (User-Agent), einen TLS-Fingerabdruck sowie die Herkunft der Anfrage. Die Prüfung dient dazu, menschliche Eingaben von Bots zu unterscheiden; Cloudflare erhält dabei nach eigenen Angaben keine Inhalte Ihrer Formulareingaben. Rechtsgrundlage für unseren Einsatz ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unserer Formulare und IT-Systeme). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung für Cloudflare Turnstile.

  1. Terminbuchung über Buchungsoberflächen, insbesondere Calendly

Wenn Sie über eine von uns eingesetzte Buchungsoberfläche einen Termin mit uns vereinbaren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation, Durchführung und Dokumentation des Termins.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer, soweit angegeben
  • Unternehmen und Funktion, soweit angegeben
  • gewünschter Termin
  • Freitextangaben, soweit von Ihnen eingetragen
  • technische Metadaten im Zusammenhang mit der Buchung

Zwecke der Verarbeitung:

  • Terminorganisation
  • Terminbestätigung und Terminänderungen
  • Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs
  • geschäftliche Kommunikation im Zusammenhang mit dem Termin

Rechtsgrundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminvereinbarung im Zusammenhang mit vorvertraglichen Maßnahmen steht
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeiner geschäftlicher Kommunikation und Terminorganisation

Für die Online-Terminwahl nutzen wir Calendly, LLC. Erst wenn Sie den externen Terminlink aufrufen, gelangen Sie zu Calendly. Die dort eingegebenen Daten werden an Calendly übermittelt und zur Terminorganisation in unserem Auftrag verarbeitet. Ein vollständiger Inhalt Ihrer Bestellung wird dabei nicht automatisch an Calendly übertragen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Calendly.

Bei der Nutzung von Calendly können Daten auch in den USA verarbeitet werden. Calendly nennt für Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum das EU-US Data Privacy Framework und gegebenenfalls EU-Standardvertragsklauseln als Schutzmechanismen. Für das Online-Briefing nutzen wir Microsoft Teams; dabei werden die für die Einladung und Durchführung nötigen Kontakt- und Termindaten verarbeitet.

Calendly wird für die Terminorganisation in unserem Auftrag tätig. Für die Speicherung der Termine und der zugehörigen Kommunikation gelten die im Abschnitt „Speicherdauer allgemein“ genannten Grundsätze.

  1. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie mit uns per E-Mail kommunizieren, verarbeiten wir die in Ihrer Nachricht enthaltenen personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragskommunikation oder zur allgemeinen geschäftlichen Kommunikation.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Signaturdaten
  • Inhalt der Nachricht
  • Anhänge
  • Zeitpunkte und Verlauf der Kommunikation

Rechtsgrundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglicher oder vertragsbezogener Kommunikation
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstiger geschäftlicher Kommunikation

Unser berechtigtes Interesse liegt in einer ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren und effizienten Kommunikation.

  1. Bestellung von IT-Besetzungsanalyse und IT-Suchstrategie

Wenn Sie eine IT-Besetzungsanalyse oder IT-Suchstrategie über unsere Website bestellen, verarbeiten wir die Angaben aus dem Bestellformular, der Auftragsbestätigung, dem Briefing und der weiteren Kommunikation. Dazu gehören insbesondere:

  • Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Funktion der bestellenden Person
  • Unternehmensname, Rechnungsanschrift, Land, gegebenenfalls UID und abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse
  • gewähltes Angebot, Preis sowie Datum und Inhalt der Bestellung
  • Angaben zur IT-Rolle, zum Zielmarkt, zur bisherigen Suche und zu den Rahmenbedingungen, soweit Sie diese im Formular oder Briefing mitteilen
  • Kommunikation zur Auftragsdurchführung, Rechnungs- und Zahlungsdaten

Wir verwenden diese Angaben, um Ihre Bestellung entgegenzunehmen und zu bestätigen, das Briefing vorzubereiten, die beauftragte Analyse oder Suchstrategie zu erstellen, das Ergebnis zu übermitteln und die Rechnung auszustellen. Die Bestellangaben werden uns per E-Mail zugestellt; an die angegebene Kontaktadresse versenden wir eine automatische Auftragsbestätigung. Eine Nutzung dieser Angaben für Newsletter oder allgemeine Werbung erfolgt dadurch nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Daten für einen Vertrag mit der betroffenen Person erforderlich sind. Bei Kontaktpersonen eines Unternehmens stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Abwicklung des Auftrags und die geschäftliche Kommunikation mit dem Unternehmen. Soweit wir Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen gesetzlich aufbewahren müssen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für die technische Zustellung und Bearbeitung können unsere Website-, E-Mail- und IT-Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten können außerdem an unsere Buchhaltung, Steuerberatung und zuständige Behörden gelangen, soweit dies erforderlich ist. Den Termin für das Briefing wählen Sie anschließend über Calendly; hierzu gelten ergänzend die Angaben im Abschnitt „Terminbuchung“.

Pflichtangaben im Bestellformular benötigen wir für die Bearbeitung des Auftrags und die Rechnung. Ohne diese Angaben ist eine Online-Bestellung nicht möglich. Freiwillige Angaben helfen uns bei der Vorbereitung und Ausarbeitung. Bitte geben Sie in Freitextfeldern keine Bewerbungsunterlagen oder personenbezogenen Daten von Kandidatinnen und Kandidaten ein.

Auftrags- und Rechnungsunterlagen bewahren wir grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres auf; gesetzlich notwendige längere Fristen, etwa bei anhängigen Verfahren, bleiben unberührt. Sonstige Angaben zur Rolle und zum Briefing speichern wir nur, solange sie für die Durchführung des Auftrags oder die Wahrung berechtigter Ansprüche erforderlich sind, und löschen oder anonymisieren sie anschließend.

  1. Recruiting, Bewerbungen und Kandidatenprofile

Wenn Sie sich bei uns bewerben, uns Bewerbungsunterlagen übermitteln oder ein Kandidatenprofil über unser Bewerbermanagementsystem anlegen bzw. anlegen lassen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Karriereberatung, der Prüfung Ihrer Eignung sowie der Vermittlung aktueller und zukünftiger passender Positionen.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Vor- und Nachname
  • Geburtsdatum, soweit angegeben
  • Adressdaten
  • Kontaktdaten
  • Lebenslauf, Zeugnisse, Motivationsschreiben und sonstige Bewerbungsunterlagen
  • beruflicher Werdegang
  • Ausbildungsdaten
  • Qualifikationen, Zertifikate, Sprachkenntnisse und sonstige berufsbezogene Angaben
  • Wunschgehalt, Verfügbarkeit, Kündigungsfrist, Beschäftigungsausmaß und Mobilität
  • Kommunikationsinhalte
  • Gesprächsnotizen, Wechselmotivation, Intervieweindrücke und interne Vermerke
  • Informationen zu konkreten Positionen, auf die Sie sich bewerben oder für die Sie von uns berücksichtigt werden
  • Verschlagwortungen zur besseren Auffindbarkeit und Zuordnung Ihres Profils
  • gegebenenfalls Informationen zu Aufenthalts- oder Arbeitsberechtigungen, soweit dies für die Vermittlung rechtlich erforderlich ist

Zwecke der Verarbeitung:

  • Bearbeitung Ihrer Bewerbung
  • Karriereberatung
  • Durchführung des Recruiting- und Vermittlungsprozesses
  • Berücksichtigung für aktuelle und zukünftige passende Positionen
  • Kommunikation mit Ihnen zu Stellen, Interviews und Prozessständen
  • Pflege und Verwaltung Ihres Kandidatenprofils
  • Suche, Zuordnung und Abgleich mit Anforderungsprofilen von Kundenunternehmen
  • interne Dokumentation, Qualitätssicherung und geschäftsbezogenes Reporting in aggregierter Form

Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung einer konkreten Bewerbung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns eine Einwilligung zur Speicherung und Berücksichtigung für aktuelle und zukünftige passende Positionen erteilt haben
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit eine Verarbeitung für interne Organisation, Nachvollziehbarkeit, Qualitätssicherung oder vergleichbare berechtigte Interessen erforderlich ist

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist oder Sie uns diese Daten freiwillig ausdrücklich mitgeteilt haben.

Speicherdauer:
Soweit Sie uns eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten und berufsbezogenen Informationen für bis zu 36 Monate. Vor Ablauf dieser Frist können wir Sie um eine erneute Bestätigung bitten. Erfolgt keine Rückmeldung, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Unabhängig davon können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

  1. Sourcing und Verarbeitung öffentlich zugänglicher berufsbezogener Daten

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Personalvermittlung identifizieren und prüfen wir potenziell passende Kandidatinnen und Kandidaten auch anhand öffentlich zugänglicher berufsbezogener Informationen, etwa aus beruflichen Netzwerken, öffentlichen Profilen, Fachplattformen, Unternehmenswebsites oder vergleichbaren Quellen.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name
  • aktuelle Position
  • Arbeitgeber
  • beruflicher Werdegang
  • Kenntnisse, Skills, Technologien, Projekte und Qualifikationen
  • öffentlich sichtbare Standortangaben
  • Links zu öffentlichen Profilen
  • interne Vermerke zur fachlichen Passung

Zwecke der Verarbeitung:

  • Identifikation geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten
  • Vorqualifikation für konkrete oder zukünftige Suchmandate
  • berufliche Erstansprache
  • Beurteilung einer möglichen fachlichen Passung

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Unser berechtigtes Interesse liegt in der Identifikation und Ansprache geeigneter Fach- und Führungskräfte für Recruiting- und Personalvermittlungsmandate.

Soweit wir personenbezogene Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erheben, informieren wir die betroffene Person gemäß Art. 14 DSGVO innerhalb der gesetzlichen Fristen, spätestens im Rahmen der ersten Kontaktaufnahme, über die Datenverarbeitung.

Wenn aus einer Ansprache kein weiterer Kontakt und kein Recruiting-Prozess entsteht, löschen oder anonymisieren wir die Daten, sobald der Zweck entfällt.

  1. Weitergabe an Kundenunternehmen und sonstige Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist und für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

  • von uns eingesetzte Bewerbermanagement- und Recruiting-Systeme
  • Hosting-, Cloud-, E-Mail-, Formular- und Terminbuchungsdienstleister
  • Kundenunternehmen, bei denen wir Sie nach vorheriger Abstimmung oder auf Grundlage Ihrer erteilten Einwilligung vorstellen
  • Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit dies rechtlich erforderlich ist

Eine Weiterleitung Ihres Profils oder daraus abgeleiteter Empfehlungen an Kundenunternehmen erfolgt grundsätzlich erst nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen.

  1. Drittlandübermittlungen

Soweit wir externe Dienstleister einsetzen oder Daten an Kundenunternehmen mit Bezug zu Drittländern übermitteln, erfolgt dies nur unter Beachtung der Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO.

Soweit für eine konkrete Übermittlung in ein Drittland eine gesonderte Einwilligung oder zusätzliche Information erforderlich ist, holen wir diese vorab ein.

  1. Einsatz von KI-gestützten Tools

Im Rahmen unserer internen Prozesse nutzen wir KI-gestützte Werkzeuge unterstützend, insbesondere zur Strukturierung, Zusammenfassung, sprachlichen Überarbeitung, administrativen Unterstützung und internen Analyse von Informationen.

Dabei gilt ausdrücklich:

  • Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
  • Es erfolgt keine automatische Ablehnung von Bewerberinnen oder Bewerbern.
  • Es erfolgt keine alleinige Eignungsbewertung oder Priorisierung durch KI.
  • Die finale Entscheidung über Ansprache, Auswahl, Empfehlung, Weiterleitung oder Ablehnung treffen ausschließlich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Wir nutzen keine Emotionserkennung in Recruiting- oder arbeitsbezogenen Prozessen.

Soweit KI-gestützte Werkzeuge eingesetzt werden, achten wir auf eine datenschutzkonforme Nutzung, Datenminimierung sowie angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

  1. Speicherdauer allgemein

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist, eine Einwilligung fortbesteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

  1. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung, Anfrage, Terminbuchung oder sonstigen Kommunikation erforderlich sein. Ohne diese Daten können wir den jeweiligen Vorgang gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig bearbeiten.

  1. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

  1. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

  • Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
  • Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
  • Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
  • Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
  • Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
  • Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
  • Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an:
datenschutz@indivhr.com

  1. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unberechtigten Zugriff, unberechtigte Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen.

  1. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen, technischen oder organisatorischen Änderungen anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.