Sie verlieren Kandidaten während dem Recruiting-Prozess und wundern sich, warum das so ist oder was sie dagegen tun können? Bei vielen Unternehmern dauern die Einstellungsprozess zu lange. Das führt dazu, dass auf der einen Seite Kandidaten Zeit in Bewerbungsprozesse investieren, sich dabei aber nicht richtig wertgeschätzt fühlen. Auf der anderen Seite Unternehmen durch lange Recruiting-Prozesse an Effizienz verlieren, dadurch Kosten verursachen und ihren Ruf am Arbeitsmarkt schädigen. Schlimmer noch, sie verlieren durch langwierige Entscheidungsprozesse potenzielle top Kandidaten.

In diesem Artikel beleuchten wir, wie und wo es zu Verzögerungen im Recruiting-Prozess kommt, welche Auswirkungen Verzögerungen sowohl auf die Unternehmen als auch auf potenzielle Kandidaten haben.

Warum dauert der Recruiting-Prozesse so lange?

Es gibt unterschiedliche Faktoren, die den Einstellungsprozess verzögern können. Folgende Auflistung zeigt die wichtigsten Faktoren:

Tests, Assessments und Präsentationen

Um die Eignung von Kandidaten festzustellen, setzen zahlreiche Unternehmen im Rahmen der Bewerbungsprozess auf Tests, Assessments oder Präsentationen, welche Kandidaten vorbereiten und im Rahmen eines Interviews vortragen sollen. Diese können bei machen Rollen Sinn machen und werden auch von uns als IT-Personalvermittler eingesetzt. Unsere langjährige Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen starre, interne Richtlinien und Prozesse im Recruiting implementiert haben. Er werden beispielsweise Präsentationen von allen Kandidaten, unabhängig von der Position angefordert. In Zeiten, wo es sehr schwierig ist, offene Stellen zu besetzen, ist es umso wichtiger, den Bewerbungsprozess für Kandidaten angenehm und effizient zu gestalten. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob es wirklich Sinn macht, wenn beispielsweise ein Senior Cloud Berater mit relevanten Zertifizierungen und einschlägiger Berufserfahrung am Anfang des Bewerbungsprozesses einen technischen Test ausfüllen soll? Wir empfehlen daher, den Einsatz dieser Methoden kritisch zu hinterfragen. Sie nur dort einzusetzen,  wo sie wirklich Sinn machen. Gute Recruiter agieren mit den einstellenden Managern auf Augenhöhe und sollten alles dafür tun, Bewerbungsprozesse rasch abschließen zu können.

Schlechte Planung des Bewerbungsprozesses

Arbeitgeber sollten einen klaren und konsistenten Prozess haben, der die Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne jeder Phase definiert. Ohne ordnungsgemäße Planung und Kommunikation kann der Prozess verwirrend, ineffizient und verzögert werden. Hier gilt, „One size Fits All“ ist nicht immer der richtige Ansatz. Daher empfehlen wir, Recruiting Prozesse an die Seniorität und den Inhalt der Rolle anzupassen. Muss ein Softwareentwickler wirklich 3 Interviewrunden absolvieren, bevor eine Entscheidung für oder gegen die/den Kandidaten getroffen wird? Reicht nicht vielleicht eine Gesprächsrunde mit dem einstellenden Manager und Recruiter, welches dann gerne mal 1,5-2 Stunden dauert und man im Anschluss direkt eine Entscheidung treffen kann? Bringt ein 2. oder sogar 3. Gespräch wirklich so viel mehr? Jetzt sagen Sie vielleicht, aber klar doch, schließlich muss der Manager vom Manager auch ein Gespräch führen. Okay. Aber kann er/sie dann nicht einfach am Ende vom Gespräch für 30 Minuten dazukommen?

Entscheider:innen im Recruiting-Prozess

Das Hinzuziehen mehrerer Interviewer kann unterschiedliche Perspektiven und Einsichten bieten, kann aber auch Terminprobleme und Entscheidungsschwierigkeiten verursachen. Immer wieder sehen wir Prozesse, in denen Kandidaten 4-5 Manager sprechen im Rahmen ihrer Bewerbung. Ist dies essenziell? Organisationen sollten auch hier kritisch hinterfragen, ob tatsächlich alle bisherigen Interviewteilnehmer für eine Entscheidung notwendig sind oder wie man die Anzahl der Teilnehmer verschlanken kann. Man muss bedenken, dass die Entscheider oft viel Zeit benötigen, um eine Entscheidung zu treffen. Je mehr KollegInnen in den Bewerbungsprozess involviert sind, umso länger dauert die Entscheidung – und der Kandidat ist in der Zwischenzeit mit hoher Wahrscheinlich weg vom Markt.

Verzögerungen in der Interviewplanung

Sie haben für Ihre offene Stelle eine Bewerbung vorliegen, die am Papier sehr gut passt. Sie möchten mit der Person rasch sprechen beziehungsweise ein erstes Interview aufsetzen. Immer wieder sehen wir bei Kunden, das Kandidaten erst 2-3 Wochen nach der Vorstellung beziehungsweise ihrer Bewerbung überhaupt von Unternehmen kontaktiert werden, um ein Bewerbungsgespräch aufzusetzen. Möglicherweise findet dann das Gespräch erst weitere zwei Wochen später statt, weil der zuständige Manager vorher keine Zeit hat. Es sind also bereits vier Wochen vergangen, bevor der Kandidat sich persönlich vorstellen kann. Unsere Erfahrung zeigt, dass circa 50 % der Kandidaten diese Zeit nicht abwarten, sondern sich zwischendurch für ein anderes Unternehmen entscheiden. Oft vergeht auch sehr viel Zeit nach dem ersten Interview, bis Unternehmen sich bei den Kandidaten zurückmelden. Da ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass die Kandidaten in der Zwischenzeit ihr Interesse verlieren.

Kommunikation mit den einstellenden Managern

Wir haben sehr gute Erfahrung damit gemacht, Manager zu empfehlen, fixe Interviewzeiten im Kalender zu blocken. Damit tut sich die Recruiting Organisation viel leichter, Interviews mit potenziellen Kandidaten aufzusetzen. Dasselbe betrifft die Abstimmung mit den einzelnen Managern: Recruiter tun sich selbst einen Gefallen, wenn sie mit den Einstellungen Manager wöchentlich einmal einen fixen Termin haben, um den Status der Kandidaten im Prozess durchzusprechen. Das mag am Anfang für die Manager ungewöhnlich klingen, nach kurzer Zeit werden Sie die Effizienz aber schätzen lernen. Der Termin muss nicht immer eine halbe Stunde dauern, aber ein fixer Update Termin mit dem Manager, der vielleicht dann auch nur 5 oder 10 Minuten dauert, ist jedenfalls besser, als immer nur per E-Mail nach einem Update zu den Kandidaten zu fragen und den Informationen hinterher zu laufen. Wichtig ist, dass der Termin fix im Kalender ist beim Recruiter und auch beim Hiring Manager.

Wie können Sie Ihren Recruiting-Prozess optimieren?

• Passen Sie Ihren Standard Recruiting-Prozess immer an die jeweilige Rolle an. Identifizieren Sie dabei Schritte, die den Bewerbungsprozess unnötig in die Länge ziehen, und eliminieren Sie diese.
• Vereinbaren Sie mit dem Hiring Manager regelmäßige Update Termine, bei denen sie die Kandidaten Pipeline durchsprechen und den Status der einzelnen Kandidaten, die sich im Prozess befinden. Dabei können Sie den Manager auch wertvollen Einblick in den Kandidaten Markt geben, so dass dieser ein besseres Gefühl entwickeln kann.
• Bestimmen Sie zusammen mit dem Hiring Manager fixe Interview Termine, welche in seinem/ihrem Kalender geblockt werden. So können Sie relevante Kandidaten direkt und ohne weitere Abstimmungen zu den Gesprächen einladen und vermeiden unnötige Verzögerungen.

Oft gibt es noch zahlreiche weitere Aspekte, die den Recruiting-Prozess verlangsamen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Anpassung Ihrer Recruiting-Prozesse. Gemeinsam mit Ihnen durchleuchten wir jeden einzelnen Schritt und erstellen effiziente Prozesse, die dazu führen, dass Sie weniger Kandidaten im Zuge des Bewerbungsverfahrens verlieren. Setzen Sie einfach einen unverbindlichen und kostenlosen Termin auf, wo wir darüber sprechen können.