Die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag, das sogenannte Preboarding, wird im IT Recruiting oft unterschätzt. Gerade in Zeiten von Remote-Arbeit und veränderten Arbeitsbedingungen kann diese Phase entscheidend dafür sein, ob sich ein neuer Mitarbeiter willkommen und integriert fühlt oder nicht. Ein gelungenes Preboarding kann den Unterschied machen, ob ein Mitarbeiter motiviert und vorbereitet am ersten Arbeitstag erscheint oder mit Zweifeln und Unsicherheiten. Doch was genau bedeutet Preboarding und warum ist es so wichtig?

Preboarding vs. Onboarding: Wo liegt der Unterschied?

Viele verwechseln Preboarding mit Onboarding, doch es gibt entscheidende Unterschiede. Während das Onboarding offiziell mit dem ersten Arbeitstag beginnt und darauf abzielt, den neuen Mitarbeiter technisch, organisatorisch und kulturell ins Unternehmen einzuführen, startet das Preboarding bereits mit der Vertragsunterschrift. Das Preboarding sorgt dafür, dass die Vorfreude auf den neuen Job hoch bleibt und Unsicherheiten abgebaut werden, bevor der neue Kollege überhaupt im Büro erscheint. Diese Phase bietet eine wichtige Gelegenheit, die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu stellen und den neuen Kollegen emotional zu binden.

Ein strukturiertes Preboarding ist ein wertvoller Bestandteil der Mitarbeiterbindung. Es stellt sicher, dass der neue Mitarbeiter alle relevanten Informationen über das Unternehmen, seine Aufgaben und die ersten Schritte erhält. Dazu zählen Details zur Unternehmenskultur, erste Arbeitsunterlagen und organisatorische Informationen. Ziel des Preboardings ist es, das Gefühl von Isolation zu vermeiden und stattdessen eine frühe Verbindung zu den neuen Kollegen und zur Unternehmenskultur aufzubauen. Die Integration beginnt also nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern bereits ab dem Moment, in dem der Vertrag unterzeichnet wird.

Die Bedeutung von Preboarding für die Mitarbeiterbindung

Eine der häufigsten Ursachen für sogenannte „No-Shows“ am ersten Arbeitstag ist die mangelnde Einbindung in der Phase zwischen Vertragsabschluss und Startdatum. Wenn Kandidaten das Gefühl haben, dass das Unternehmen in dieser Zeit nicht wirklich an sie denkt, können Zweifel aufkommen, ob die Entscheidung die richtige war. Ein aktives Preboarding hingegen sorgt dafür, dass neue Talente an Bord bleiben und sich gut betreut fühlen. Diese Phase kann entscheidend sein, um das Vertrauen des neuen Mitarbeiters zu gewinnen und ihn emotional an das Unternehmen zu binden.

Für Recruiter und Hiring Manager bedeutet das, dass sie gezielte Maßnahmen einleiten sollten, um die Begeisterung aufrechtzuerhalten und dem neuen Kollegen das Gefühl zu geben, von Anfang an wichtig zu sein. Dazu gehören Willkommenspakete, in denen vielleicht sogar kleine Gimmicks enthalten sind, die auf das Unternehmen hinweisen. Auch das Bereitstellen von Material, das den neuen Mitarbeiter auf seine Aufgaben vorbereitet, oder Einladungen zu Team-Events noch vor dem ersten Arbeitstag können Wunder wirken. Es ist entscheidend, dass der Mitarbeiter nicht das Gefühl hat, bis zum ersten Tag in der Schwebe zu sein, sondern sich von Anfang an eingebunden fühlt.

Ein gelungenes Preboarding hilft nicht nur dabei, das Engagement des neuen Mitarbeiters zu erhöhen, sondern stärkt auch die Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Gerade in der IT-Branche, wo der Fachkräftemangel groß ist, kann ein aktives Preboarding den Unterschied ausmachen. Wenn Kandidaten merken, dass das Unternehmen wirklich Interesse an ihrer Person hat und sie von Anfang an unterstützt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie tatsächlich starten und motiviert ins Unternehmen einsteigen, deutlich höher. Dies reduziert auch die Abbruchquote und die damit verbundenen Kosten erheblich.

Praktische Tipps für ein erfolgreiches Preboarding

Um das Preboarding erfolgreich zu gestalten, sind einige konkrete Maßnahmen hilfreich. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter sich willkommen fühlt und optimal vorbereitet ist, bevor er offiziell ins Unternehmen eintritt:

• Willkommenspakete: Ein kleines Paket mit nützlichen Dingen für den Arbeitsalltag, wie z.B. einem Notizbuch, Unternehmensmerchandise oder einem persönlichen Begrüßungsschreiben, kann eine große Wirkung haben. Solche Aufmerksamkeiten zeigen dem neuen Mitarbeiter, dass das Unternehmen an ihn denkt und ihn wertschätzt.
• Informationsmaterial: Schon vor dem ersten Arbeitstag sollten neue Mitarbeiter Zugriff auf grundlegende Informationen bekommen, etwa zu internen Tools, der Teamstruktur, den ersten Aufgaben und den Abläufen im Unternehmen. Je besser der Mitarbeiter vorbereitet ist, desto selbstbewusster kann er in den ersten Arbeitstag starten.
• Einbindung ins Team: Die neuen Kollegen könnten den neuen Mitarbeiter per E-Mail oder Video-Call willkommen heißen. Vielleicht gibt es auch die Möglichkeit, an einem Social Event teilzunehmen, um das Team kennenzulernen. Solche frühen Begegnungen können helfen, die Hemmschwelle zu senken und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln.
• Digitale Check-ins: Regelmäßige kurze Check-ins per Telefon oder Video-Call sorgen dafür, dass sich der neue Mitarbeiter betreut fühlt und aufkommende Fragen geklärt werden. Es geht darum, den Mitarbeiter immer wieder daran zu erinnern, dass das Unternehmen sich um ihn kümmert und dass er willkommen ist. Hierbei können auch Fragen zur Ausstattung geklärt werden, wie z.B. ob der Laptop bereits angekommen ist oder ob technische Unterstützung benötigt wird.

Zusätzlich zu diesen Maßnahmen sollte das Unternehmen sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter auch einen klaren Fahrplan für die ersten Wochen erhält. Es kann hilfreich sein, bereits vor dem ersten Tag eine Übersicht über die ersten wichtigen Schritte zu bekommen, damit sich der Mitarbeiter besser orientieren kann. Je konkreter die Vorbereitung, desto leichter der Start.

„Die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag wird oft vernachlässigt, dabei entscheidet gerade diese Phase darüber, ob sich der neue Mitarbeiter von Beginn an als Teil des Teams fühlt. Ein gutes Preboarding erhöht nicht nur die Vorfreude, sondern bindet den neuen Kollegen emotional an das Unternehmen. Es ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit, die auf Vertrauen und Wertschätzung basiert.“ – Ilka Zeiner, Geschäftsführerin von indivHR

Preboarding als Erfolgsfaktor im Recruiting

Das Preboarding ist mehr als nur eine organisatorische Vorbereitungsphase. Es ist eine strategische Möglichkeit, die Verbindung zwischen Unternehmen und neuem Mitarbeiter bereits vor dem ersten Tag zu stärken. Gerade in der IT-Branche, wo der Kampf um Talente hart ist, kann ein gelungenes Preboarding den entscheidenden Unterschied machen. Nutzen Sie diese Phase, um Ihre neuen Kollegen willkommen zu heißen und zu begeistern. Das Preboarding bietet Ihnen die Chance, Vertrauen aufzubauen und dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass er von Anfang an wichtig ist. Eine starke Bindung von Anfang an fördert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern trägt auch langfristig zum Erfolg des Unternehmens bei.

Machen Sie das Preboarding zu einem integralen Bestandteil Ihres Recruiting-Prozesses, und Sie werden feststellen, dass die Qualität und Stabilität Ihrer Einstellungen deutlich zunimmt. Gerade in einer Zeit, in der der Wettbewerb um die besten IT-Talente groß ist, kann eine durchdachte Preboarding-Strategie den entscheidenden Unterschied machen. Sie zeigt den Kandidaten, dass das Unternehmen Wert auf eine gute Vorbereitung legt und dass ihnen ein leichter Einstieg ermöglicht werden soll. Denken Sie daran: Der erste Eindruck zählt, und dieser entsteht oft schon lange vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn.