DATENSCHUTZERKLÄRUNG UND INFORMATIONSERTEILUNG FÜR KANDIDATEN BEI INDIVHR (ART 13 DSGVO)
VORWORT
Gleich vorweg: Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.
Nachfolgend möchten wir Sie informieren, welche personenbezogene Daten wir von Ihnen im Fall einer Registrierung an unserem Kandidatenportal erheben, wozu wir diese benötigen, wie wir sie verwenden und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.
Sämtliche personenbezogene Bezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen. Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die männliche Form verwendet.
AN WEN RICHTET SICH DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG?
Die Erklärung richtet sich an Personen (nachfolgend auch Kandidaten genannt), die sich ein kostenloses Karriereprofil im Rahmen unseres Kandidatenportals bei indivHR entweder im Zuge einer Bewerbung oder initiativ erstellen bzw. einen Bewerbungsprozess starten.
indiv HR GmbH
A-1010 Wien
Ballgasse 4/10
Mobil: +43 664 416 1456
E-Mail: [email protected]
https://indivhr.com
UID: ATU 71171206
FN 455249i
Kontakt zum Datenschutzbeauftragten: Ilka Zeiner-Szentkiralyi, [email protected]
ZU WELCHEM ZWECK VERARBEITEN WIR IHRE DATEN?
Ihre Daten nutzen wir zur Karriereberatung und Vermittlung von Jobs. Sie können sich dafür ohne konkrete Job-Position für unseren Kandidatenpool registrieren. Ein indivHR Recruiting Partner nimmt, sobald es passende Jobs zu Ihrem Kandidaten-Profil gibt, per E-Mail oder Telefon mit Ihnen Kontakt auf und bespricht weitere Schritte.
Als Kandidat können Sie sich auch ein Profil erstellen und damit direkt auf eine konkrete Job-Position bewerben. Dabei ist leider nicht immer die erste Bewerbung, auf die Sie sich aktiv beworben haben, erfolgreich. Auch in diesem Fall nehmen indivHR Recruiting Partner per E-Mail oder Telefon Kontakt mit Ihnen auf, sobald es weitere passende Job-Positionen zu Ihrem Profil gibt.
AUF BASIS WELCHER RECHTSGRUNDLAGE VERARBEITEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a und Art 9 Abs 2 lit a DSGVO), die Sie uns konkret und freiwillig erteilen können. Ohne Ihre Einwilligung dürfen und werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht verarbeiten außer die Verarbeitung erfolgt (darüber hinaus) zur Erfüllung rechtlicher Pflichten sowie aus berechtigtem Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) in Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz).
Sie sind zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet. Allerdings können wir ohne Ihre personenbezogenen Daten keine Bewerbungen entgegennehmen und Sie über passende Jobs nicht informieren.
WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERHEBEN UND VERARBEITEN WIR?
Folgende Kategorien von Daten werden bei Registrierung im Kandidatenportal erhoben und in weiterer Folge verarbeitet:
- IP-Adresse, Registrierungsdaten (Login, Passwort)
- Personendaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum)
- Adressdaten
- Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse)
- Beruflicher Werdegang (Angaben zu ihren bisherigen Beschäftigungen)
- Daten zu Ihrer Ausbildung (Angaben zu Studien- oder Schulabschlüssen)
- Berufliche Anforderungen (gewünschtes Beschäftigungsausmaß, Wunschgehalt, Kündigungsfrist)
- Fähigkeiten und Qualifikationen (Zusatzausbildungen, Zertifikate, Sprachen, Hobbys)
- Datum und Uhrzeit (der Registrierung bzw. Aktualisierung)
Im Zuge des weiteren Recruiting-Prozesses werden Ihre Daten dann durch einen indivHR Ansprechpartner ergänzt:
- Gesprächstermine, Gesprächsnotizen und Anmerkungen zu Ihrem Profil (Angaben zum Wechselmotiv)
- Aufenthaltsbewilligung (betrifft nur Personen aus Drittstaaten)
- E-Mail-Kommunikation mit dem indivHR Ansprechpartner
- Job-Positionen, die wir Ihnen vorschlagen oder auf die Sie sich bewerben
- Verschlagwortung Ihres Profils zur besseren Auffindbarkeit
Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Gesundheitsdaten, Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse, gewerkschaftliche oder sexuelle Orientierung zu den besonders schützenswerten Daten gehören (besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art 9 DSGVO). Deshalb möchten wir Sie bitten solche Daten nicht an uns zu übermitteln. Weder in Form von Lebensläufen noch in Form anderer Dokumente und Unterlagen.
ERFOLGT EIN SOGENANNTES PROFILING?
In unseren Recruiting-Prozessen gibt es keine Automatismen, die dazu führen, dass Kandidaten vollautomatisch aus dem Bewerbungsprozess ausscheiden oder einem unserer Auftraggeber automatisch vorgeschlagen werden. Die Entscheidung, welche Kandidaten für welche Positionen angesprochen werden oder an einen unserer Kunden weitergeleitet werden, trifft immer der zuständige indivHR Recruiting Partner. Es besteht somit keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art 22 DSGVO.
Um Ihnen als Kandidaten effizient passende Job-Positionen vorschlagen zu können, verschlagwortet indivHR Kandidatenprofile zum Zwecke der besseren Auffindbarkeit in der Kandidatendatenbank. In die Verschlagwortung fließen Daten aus den Bewerbungsunterlagen, zu Fähigkeiten und Qualifikationen oder zum beruflichen Werdegang ein. Bei neuen Jobs werden die Kandidatenprofile mittels dieser Schlagworte sowie allen anderen im Kandidatenprofil hinterlegten Daten mit den Jobanforderungen abgeglichen.
Ferner nutzen indivHR Mitarbeiter und Recruiting Partner semantische Suchalgorithmen, um Kandidatenprofile mit Job-Positionen abzugleichen. Mithilfe dieser Methode ist es uns möglich, auch Kandidaten zu finden, die synonyme Begriffe (z. B. Consultant statt Berater) in Ihren Bewerbungsunterlagen verwenden.
WER BEKOMMT IHRE DATEN?
indivHR Mitarbeiter und Recruiting Partner
Zur Zweckerfüllung haben die jeweils zuständigen Mitarbeiter und externe Recruiting Partner der Firma indivHR sowie der mit indivHR verbundenen Unternehmen (siehe oben) Zugriff auf alle unter „Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?“ genannten Daten.
indivHR Auftraggeber
Im Rahmen des Recruiting-Prozesses werden Ihnen passende Job-Positionen vorgeschlagen. Nach einem Interview bei indivHR bzw. einer Rücksprache mit Ihnen leiten wir Ihre Daten für eine konkrete Job-Position an einzelne Auftraggeber weiter. Dabei erhält der Kunde nicht vollen Zugriff auf Ihre Daten, sondern es wird ein sogenannter Kandidatenreport in Form eines PDF-Dokuments generiert. Dieser Report wird positionsbezogen erstellt und beinhaltet Ihre Stammdaten (Personen-, Adress- und Kontaktdaten), Ihre beruflichen Anforderungen (z. B. Wunschgehalt oder Kündigungsfrist), die Einschätzung des indivHR Recruiting Partners basierend auf Gesprächsterminen und -notizen. Kunden von indivHR können für eine Dauer von bis zu 2 Jahren ab Übermittlung der Bewerberdaten zu Honoraren gegenüber indivHR verpflichtet sein. Zu Nachweiszwecken speichern Kunden gegebenenfalls Bewerberdaten (Name, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse) für diese Zeitdauer. Unsere Kunden sind vertraglich zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.
Technische Dienstleister
Für die Erbringung unserer Dienstleistung setzen wir Dienstleister (sogenannte Auftragsverarbeiter) ein, die uns unterstützen. Beispiele für solche Dienstleister sind der Hersteller unserer Recruiting-Software oder Hosting-Provider, die uns Server für den Software-Betrieb zur Verfügung stellen. Diese Dienstleister haben ausschließlich zu Wartungszwecken fallweise Zugriff auf Ihre Daten. Sie sind vertraglich durch eine Auftragsverarbeitervereinbarung gem. Art 28 DSGVO zur Vertraulichkeit und zu Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet, wobei die Einhaltung der Datensicherheitsmaßnahmen regelmäßig von uns überprüft wird.
Weitere Empfänger
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen kann es fallweise sein, dass wir Behörden oder Gerichten Zugriff auf Ihre Daten gewähren.
WELCHE RECHTE HABEN SIE?
Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 15 bis 22) haben Sie das Recht auf Auskunft, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Berichtigung und Widerspruch. Nachfolgend möchten wir Ihnen einige dieser Rechte genauer erläutern:
- Ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung
Sie erhalten selbstverständlich Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die von uns gespeichert und verarbeitet werden. Sollten Ihre Daten nicht mehr zutreffend oder unvollständig sein, können Sie eine Berichtigung bzw. Ergänzung verlangen. - Ihr Recht auf Widerruf und auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie können jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen und Ihr „Recht auf Vergessen“ ausüben. In diesem Fall sind wir verpflichtet, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu löschen und alle Empfänger, denen Ihre personenbezogenen Daten übermittelt wurden, von Ihrem Löschungsersuchen in Kenntnis zu setzen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf Grundlage der Einwilligung bis zum Einlangen des Widerrufs erfolgt, nicht berührt. - Ihr Recht auf Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie Maßnahmen im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung
Sie können weiters uns gegenüber Einschränkung der Verarbeitung oder Bereitstellung Ihrer Daten im Rahmen des Rechts auf Datenübertragbarkeit ausüben sowie Widerspruch dagegen (insbesondere im Direktmarketing) erheben. Zudem können Sie verschiedene Maßnahmen im Rahmen automatisierter Datenverarbeitungen verlangen (wie z. B. das Eingreifen einer Person oder Darlegung des eigenen Standpunktes).
Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde zu erheben, wenn Sie sich in Ihren Rechten verletzt erachten. Die Kontaktdaten der österreichischen Datenschutzbehörde finden Sie hier: https://www.dsb.gv.at/kontakt.
WIE LANGE WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN GESPEICHERT?
Ihre personenbezogenen Daten werden gespeichert, bis Sie die erteilte Einwilligung widerrufen. Allerdings können gesetzliche Dokumentationspflichten (z. B. Bundesabgabenordnung in Zusammenhang mit vermittelten Job-Positionen) bzw. die Dokumentation zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. Gleichbehandlungsgesetz, wie auch immer geartete Ansprüche von Kunden), die Verarbeitung auch nach Einlangen Ihrer Widerrufserklärung erforderlich machen. In diesen Fällen werden wir Sie entsprechend informieren, dass und warum die Verarbeitung weiterhin erfolgt, und Sie von der Durchführung der Löschung in Kenntnis setzen.
Wir behalten uns bei Kandidaten, denen wir über einen längeren Zeitraum keine passenden Job-Positionen vorschlagen konnten, vor, diese Profile zu löschen. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt eine für Sie interessante Job-Position geben, können Sie sich jederzeit erneut ein Profil erstellen.
Bitte beachten Sie, dass unter bestimmten Umständen eine Löschung nicht unmittelbar, sondern erst zeitverzögert, aufgrund rechtlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, erfolgen kann. Bspw. gilt eine Frist von 6 Monaten zur Geltendmachung von Ansprüchen nach §§ 15 Absatz 1 und 29 Gleichbehandlungsgesetz wegen Diskriminierung bei Bewerbungsverfahren.
AN WEN KÖNNEN SIE SICH WENDEN?
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:
indivHR GmbH
Ilka Zeiner-Szentkiralyi
Ballgasse 4/10
1010 Wien
E-Mail: [email protected]
Wien, den 13.12.2022
